virtumanAIДокументация

Задачи и визиты

Как обязательства из разговоров превращаются в задачи, как их отслеживать и как CallSense проверяет, состоялся ли назначенный визит.

В каждом разговоре кто-то что-то обещает: оператор — перезвонить и прислать расчёт, клиент — подумать до пятницы и приехать на встречу. CallSense извлекает эти обязательства и помогает не терять их: превращает в задачи, показывает просроченные и при подключённой CRM проверяет, дошёл ли клиент до визита.

Обязательства в карточке звонка

Откройте любой проанализированный звонок — в карточке есть раздел «Обязательства». Для каждого обязательства видно, кто его дал и в какой срок.

Чтобы создать задачу вручную:

  1. Рядом с обязательством нажмите «+ Создать задачу».
  2. Проверьте «Описание» — оно уже заполнено по тексту обязательства.
  3. Укажите «Срок» (или очистите его).
  4. В поле «Исполнитель» выберите или впишите ответственного. Оставьте «Не назначен», если исполнителя пока нет.
  5. Нажмите «Создать».

После создания рядом с обязательством появится метка со статусом задачи.

Вкладка «Задачи»

Вкладка «Задачи» собирает все задачи рабочего пространства — созданные автоматически и вручную, из звонков, загруженных файлов и встреч.

Фильтры вверху страницы:

  • «Все»;
  • «Открытые»;
  • «Просроченные» — невыполненные обязательства с истёкшим сроком;
  • «Выполненные».

В каждой строке:

  • текст задачи и «Срок»;
  • происхождение — «создана автоматически» или «создана вручную»;
  • статус: «Ожидает», «Создана», «В работе», «Выполнена», «Просрочена», «Отменена» или «Ошибка синхронизации»;
  • если задача отправлена в CRM — отметка «синхронизировано: …» с названием системы;
  • ссылка на исходный звонок.

Чтобы закрыть задачу, нажмите «Отметить выполненной». Чтобы вернуть её, — «Вернуть в работу».

Автоматическое создание задач

Вы можете настроить, какие обязательства становятся задачами без участия человека.

  1. Откройте вкладку «Темы» и нажмите «Настройки» в заголовке страницы.
  2. Найдите блок «Создание задач из обязательств».
  3. Выберите политику:
    • «Выключено» — обязательства остаются информационными, задачи создаются только вручную из карточки звонка;
    • «Наши обязательства» — обязательства вашей стороны (оператора или без ответственного) автоматически становятся задачами;
    • «Наши + контроль обещаний клиента» — дополнительно на каждое обещание клиента создаётся задача-контроль оператору вида «Проконтролировать: …».

Политика действует для всех источников — звонков, загрузок и встреч — и не зависит от CRM.

Отправка задач в CRM

Отправка задач в CRM настраивается отдельно: «Автоматизация» → «Синхронизация», опция «Создать задачи в CRM из обязательств». Там же можно пропускать слишком старые обязательства. Подробнее — в Автоматизации и Битрикс24.

Отслеживание визитов

Если ваши звонки должны заканчиваться записью клиента на визит в офис, шоурум или на объект, CallSense может проверить, пришёл ли клиент на самом деле. Проверка идёт по истории стадий в CRM, поэтому нужна подключённая CRM-интеграция с синхронизированными статусами.

Как включить

  1. Откройте «Темы» → «Настройки» и найдите блок «Отслеживание визитов».
  2. Включите «Отслеживать визиты».
  3. В поле «Сущность CRM, где фиксируется визит» выберите «Лид» или «Сделка».
  4. В «Визит состоялся, если перешёл в» отметьте один или несколько статусов CRM, означающих, что клиент пришёл.
  5. По желанию укажите «Поле с датой визита» — поле CRM с запланированной датой и временем визита.
  6. Нажмите «Сохранить».

Если в списке нет статусов, значит, для выбранной сущности они ещё не синхронизированы из CRM — проверьте интеграцию.

Как это работает

  • CallSense раз в час проверяет звонки, в которых клиент записался на визит.
  • Звонок засчитывается, когда лид или сделка в любой момент после звонка переходит в один из выбранных статусов — даже если задержался в нём совсем ненадолго.
  • До этого визит остаётся в статусе «Визит назначен», после — «Визит состоялся».

Результат виден в таблице звонков в колонке «Визит в офис» и в карточке звонка; если указано поле с датой, рядом показываются плановая и фактическая даты. Эти данные можно использовать в отчётах, чтобы считать конверсию из звонка в визит по операторам и источникам.

Что ещё почитать